Umowa B2B z firmą zagraniczną – kluczowe aspekty i zasady współpracy

W tym artykule omówimy:

• Czym różni się umowa B2B z firmą zagraniczną od kontraktów krajowych?
• Jakie elementy powinna zawierać dobrze skonstruowana umowa?
• O czym pamiętać, negocjując warunki współpracy z partnerami zagranicznymi?
• Jak minimalizować ryzyko związane z takimi umowami?

Spis treści:

Umowa B2B z firmą zagraniczną – czym różni się od standardowych kontraktów?

Jak przygotować umowę B2B z firmą zagraniczną?

Rozliczenia z zagranicznymi kontrahentami w modelu B2B

Jak negocjować warunki umowy z zagraniczną firmą?

Ryzyka i sposoby ich minimalizacji

Umowa B2B z firmą zagraniczną – czym różni się od standardowych kontraktów?

Umowa B2B to popularna forma współpracy między przedsiębiorstwami. Mówiąc krótko, najczęściej jedno z przedsiębiorstw zobowiązuje się w niej do świadczenia usług na rzecz drugiego za odpowiednie wynagrodzenie. To samo dotyczy umów B2B z firmami zagranicznymi, jednak przy ich spisywaniu należy wziąć pod uwagę różnice wynikające z odmiennych systemów prawnych, walut oraz kultur. Zrozumienie tych kwestii to pierwszy krok do owocnej i długotrwałej współpracy.

Jak przygotować umowę B2B z firmą zagraniczną?

Stworzenie umowy B2B z firmą zagraniczną wymaga znajomości specyfiki międzynarodowej współpracy. Kontrakty międzynarodowe powinny oczywiście zawierać typowe informacje biznesowe, na przykład precyzyjnie określać, kto jest jej stroną, a także szczegółowo opisywać zakres współpracy. Poza tym powinny się w niej dodatkowo znaleźć następujące elementy:

• Jurysdykcja sądowa i prawo właściwe. W przypadku sporów sądowych określenie, które przepisy będą obowiązywać, ma decydujące znaczenie. Na przykład umowy zawierane na terenie UE regulują Rozporządzenie Bruksela I bis oraz Rozporządzenie Rzym I [1][2].
• Język umowy. Dokumenty sporządza się najczęściej w języku angielskim. Warto jednak rozważyć przygotowanie ich również w wersjach językowych właściwych dla danych firm. W tym wypadku należy wskazać wersję nadrzędną w przypadku sporu.
• Klauzule poufności i ochrony danych. Jeśli firma działa na terenie UE w kwestii przetwarzania danych osobowych należy uwzględnić przepisy RODO.

Przeczytaj także: Urlop wypoczynkowy na umowie B2B - co warto wiedzieć, prowadząc własną działalność?

Rozliczenia z zagranicznymi kontrahentami w modelu B2B

Nieporozumienia w sprawie płatności mogą zepsuć najlepszą współpracę. W transakcjach międzynarodowych różnią one się od krajowych ze względu na waluty, inne systemy podatkowe oraz koszty transferów międzybankowych. Jakie szczegóły finansowe można precyzyjnie określić w umowie?

Po pierwsze, harmonogram i wynagrodzenie. Umowa zawsze powinna zawierać szczegóły dotyczące terminów realizacji usługi oraz płatności.

Po drugie, systemy płatności. Nowoczesne rozwiązania (np. Wise, Revolut czy PayPal) umożliwiają przelewy międzynarodowe po korzystnych kursach. W przypadku dużych transakcji warto rozważyć otwarcie konta walutowego.

Po trzecie, rozliczenia podatkowe. Podczas współpracy z firmami z UE stosuje się zasadę odwrotnego obciążenia VAT, co oznacza, że obowiązek podatkowy spoczywa na odbiorcy usługi.

Po czwarte, klauzulę dotyczącą waluty. Wybór stabilnej waluty (euro lub dolar amerykański) zmniejsza ryzyko związane z wahaniami kursów. Poza tym w umowach dotyczących dostaw zaleca się klauzulę przewalutowania, która zabezpiecza obie strony przed nieprzewidzianymi stratami. Może ona brzmieć następująco: „Płatności będą dokonywane w walucie euro według kursu średniego NBP obowiązującego w dniu wystawienia faktury”.

Przeczytaj także: Urlop wypoczynkowy - przewodnik (wymiar, zasady, wzór wniosku urlopowego)

Zarobki w IT - raport the:protocol 2024

Jak negocjować warunki umowy z zagraniczną firmą?

Przedsiębiorcy mają czas na to, żeby dokładnie omówić szczegóły współpracy zanim dojdzie do podpisania umowy, warto więc dobrze go wykorzystać na negocjacje. Odpowiednia strategia może znacznie zwiększyć szanse na korzystne warunki, a jej brak zaważyć na tym, czy do współpracy w ogóle dojdzie.

Pierwszy krok do sukcesu to przygotowanie merytoryczne. Przed negocjacjami warto sporządzić listę priorytetów i możliwych ustępstw. Warto też wcześniej skonsultować się z prawnikiem, który zwróci uwagę na niekorzystne zapisy w umowie. Poza tym należy pamiętać, że styl negocjacji różni się w zależności od kraju. Dobrze więc dowiedzieć się więcej o zwyczajach kulturowych potencjalnego kontrahenta i do nich dostosować sposób pertraktacji. Na przykład dla firm działających na rynkach azjatyckich kluczowe jest budowanie relacji, podczas gdy w Europie dominuje formalność, przejrzystość i precyzyjne określenie zobowiązań.

Przeczytaj także: Trendy w ogłoszeniach o pracę IT — co nowego na rynku zatrudnienia?

Ryzyka i sposoby ich minimalizacji

Niestety, trzeba przyznać, że mimo wielu korzyści współpraca z zagranicznymi firmami niesie również pewne zagrożenia. Zidentyfikowanie ich na wczesnym etapie pozwala wdrożyć mechanizmy, które pomagają je zminimalizować. Gdzie czai się potencjalne ryzyko?

Może chodzić na przykład o niewypłacalność kontrahenta. Przed rozpoczęciem współpracy warto zweryfikować dane firmy w międzynarodowych rejestrach gospodarczych czy lokalnych izbach gospodarczych. Inny możliwy problem to konflikty prawne. Wprowadzenie klauzul arbitrażowych w umowie pozwala rozstrzygać spory w sposób polubowny, co jest szybsze i tańsze niż postępowanie sądowe.

Staranne sporządzona umowa B2B z firmą zagraniczną to fundament udanego biznesu. Gdy uwzględnia ona zapisy dotyczące kontraktu międzynarodowego, pozwala na uniknięcie problemów prawnych i organizacyjnych. Profesjonalne przygotowanie do negocjacji i odpowiednie zapisy w umowie zwiększają szanse na długoterminową współpracę.

Z sekcji Może Ci się spodobać:

• Umowa B2B - czym jest, kto może ją zawrzeć oraz jakie są wady i zalety
• Dlaczego branża IT kontraktami B2B stoi?

Źródła:

[1] Rozporządzenie Rzym I o prawie właściwym dla zobowiązań umownych. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32008R0593  [dostęp: 17.01.2025]
[2] Rozporządzenie Bruksela I bis dotyczące jurysdykcji sądowej. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32012R1215  [dostęp: 17.01.2025]
[3] Międzynarodowa Izba Handlowa (ICC) – wzory umów i regulacje. https://iccwbo.org/resources-for-business/  [dostęp: 17.01.2025]