Urlop wypoczynkowy - przewodnik (wymiar, zasady, wzór wniosku urlopowego)

Według raportu „Polacy w środowisku pracy” dla Pracuj.pl, aż 64% pracodawców przyznaje, że dobry urlop wypoczynkowy jest kluczowy, aby zachować zadowolenie z miejsca pracy. Biorąc pod uwagę te dane oraz fakt, że Polacy przekraczają średni wynik czasu pracy w UE (osiągając ponad 40h w tygodniu) można wywnioskować, że urlop jest niezwykle ważnym prawem każdego pracownika. Co należy o nim wiedzieć i w jaki sposób reguluje go Kodeks Pracy i ile dni urlopowych przysługuje pracownikowi, np. początkującemu specjaliście IT?
https://cms.pracuj.pl/content/uploads/2024/05/eddy-billard-JOoOPt8tTPY-unsplash-1-e1716594287643-1024x553.jpg

W tym artykule:

  • Urlop wypoczynkowy jest niezbywalnym prawem każdego pracownika, zatrudnionego na umowę o pracę. Jego wymiar w dużej mierze zależy od stażu.
  • Wnioski urlopowe powinni zawierać zarówno dane pracownika, jak i dokładną datę, typ urlopu oraz podpis.
  • Podajemy wniosek urlopowy wzór, który może być wykorzystany zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika.
  • Udzielanie urlopu wypoczynkowego leży w rękach pracodawcy, który nie tylko analizuje plan wszystkich, dotychczasowych wniosków, ale także uwzględnia kalendarz i podjęte projekty.

Spis treści:

  • Urlop wypoczynkowy — przewodnik (wymiar, zasady, wzór wniosku urlopowego)
  • Co to jest urlop wypoczynkowy? Definicja
  • Wymiar urlopu - ile dni przysługuje pracownikowi?
  • Zasady udzielania urlopu - co mówi kodeks pracy?
  • Wzór wniosku urlopowego - jak prawidłowo złożyć podanie?
  • Umowa o pracę a urlop - prawa pracownika na różnych typach umów
  • Elektroniczne wnioski urlopowe — nowoczesne rozwiązania w zarządzaniu urlopami
  • Urlop wypoczynkowy w pigułce – podsumowanie
  • Bibliografia

Co to jest urlop wypoczynkowy? Definicja

Urlop wypoczynkowy to coroczna, niezbywalna (tj. pracownik nie może się go zrzec) i płatna przerwa w wykonywaniu pracy, przysługująca z tytułu Kodeksu Pracy (art.  152.  Dz.U.2023.1465 t.j.) Jego głównym celem jest nie tylko regeneracja i odpoczynek, ale także przeciwdziałanie wszechobecnemu wypaleniu zawodowemu. Jest to wyjątkowo ważne — już co czwarty pracownik ma objawy wypalenia (Runn, 2023), a 61% z nich nie wykorzystało całego urlopu w 2023 roku (Timetastic, 2023).

Jak czytamy w urlop wypoczynkowy - kodeks pracy §  1 i w §  2 art. 153:

  • gdy pracownik podejmuje pracę pierwszy raz w danym roku kalendarzowym, to uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku.

Co ważne – prawo do kolejnych urlopów nabywa się w każdym, następnym roku kalendarzowym, a do czasu zatrudnienia wlicza się wszystkie okresy poprzedniego zatrudnienia – nawet jeśli pracownik nie podejmował pracy przez kilka miesięcy (art.  1541. § 1.).

Wymiar urlopu — ile dni przysługuje pracownikowi?

Ile dni urlopu należy się pracownikowi? Czas trwania urlopu wypoczynkowego jest określony w kodeksie pracy, a jego wymiar urlopu wypoczynkowego uzależniony jest głównie od stażu pracy (nieco rzadziej od dodatkowych ustaleń z pracodawcą). W Polsce, jak czytamy w art. 154,  wymiar wynosi odpowiednio:

  • 20 dni — jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
  • 26 dni — jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Pracownik, który zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu pracy, otrzymuje dni urlopowe proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Niepełny dzień urlopu należy zaokrąglić w górę, a zmianę wymiaru godzin nie trzeba aneksować.
Jak sprawdzić ile dni urlopu mi przysługuje? Do czasu zatrudnienia wlicza się nie tylko faktycznie przepracowane lata w danej organizacji, ale także (GOV.pl):

  • lata zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej (nie dłużej niż 3 lata);
  • czas średniej szkoły zawodowej — przewidziany programem nauczania czas trwania nauki (ale nie dłużej niż 5 lat);
  • lata średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – również 5 lat,
  • średniej szkoły ogólnokształcącej (4 lata),
  • szkoły policealnej (6 lat),
  • szkoły wyższej (8 lat).

Zasady udzielania urlopu — co mówi kodeks pracy?

Dokładne zasady udzielania urlopu wypoczynkowego kontroluje i narzuca kodeks pracy (konkretnie art.  155 1, 155 2 oraz 155 2a. ).

Tak oto w roku kalendarzowym, w którym ustala się stosunek pracy z pracownikiem, przysługuje urlop zarówno u dotychczasowego (w wymiarze proporcjonalnym do przepracowanego okresu), jak i u kolejnego pracodawcy. W tym drugim przypadku wymiar liczony jest proporcjonalne do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego LUB proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w tymże roku.

Warto przy tym pamiętać, że:

  • § 1. Przy ustalaniu wymiaru urlopu na podstawie art. 1551 i 1552 kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi zgodnie z art. 154 § 1 i 2.
  • § 2. Niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca.
  • § 3. Jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie takiego stosunku u kolejnego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca.

Artykuł 163 podkreśla również, że urlop wypoczynkowy powinien być udziale zgodnie z tzw. planem urlopów, który ustala pracodawca. Plan ten to pokłosie m.in. wniosków urlopowych innych pracowników, świąt oraz konieczności zapewniania nieprzerwanego toku pracy całej organizacji.

Wzór wniosku urlopowego — jak prawidłowo złożyć podanie?

Wniosek urlopowy to forma oficjalnego dokumentu, dlatego też ważne jest zachowanie jego odpowiedniej formy. Docelowo powinny pojawić się w nim wszystkie, niezbędne dane – tj. imię, nazwisko, stanowisko, dział, dokładny czas oraz wskazanie typu urlopu. Przy jego tworzeniu warto sięgnąć po gotowe szablony – jeden z nich jest dostępny poniżej.

Wniosek urlopowy wzór do druku:

 

[Nagłówek z danymi pracownika i pracodawcy]
Imię i Nazwisko pracownika: ...............................................
Stanowisko: ...............................................
Dział/oddział: ...............................................
Imię i Nazwisko przełożonego: ...............................................
Stanowisko: ...............................................
Data: ...............................................
[Treść wniosku]
WNIOSEK URLOPOWY
Szanowny Panie/Pani [Nazwisko przełożonego], zwracam się z prośbą o udzielenie mi urlopu wypoczynkowego w wymiarze ........ dni roboczych, w terminie od dnia ........ do dnia ........ .
[Opcjonalnie: Wskazanie osoby zastępującej]
W okresie mojej nieobecności za moje obowiązki będzie odpowiedzialny/a ........ (imię i nazwisko), z którym/którą uzgodniłem/am wszystkie szczegóły dotyczące zastępstwa.
Proszę o potwierdzenie możliwości skorzystania z urlopu w wyżej wymienionym terminie i o wpisanie go do planu urlopów.
Z poważaniem,
[Podpis]
[Imię i nazwisko]

 

Umowa o pracę a urlop — prawa pracownika na różnych typach umów

Prawo do urlopu wypoczynkowego przysługuje z tytułu Kodeksu Pracy, a co za tym idzie – nie obowiązuje umów cywilnoprawnych. Zatem ile należy się urlopu wypoczynkowego na danej umowie o pracę?

Umowa na czas nieokreślony a urlop

Pracownicy zatrudnieni na umowie o pracę na czas nieokreślony nabywają prawo do pełnego wymiaru dni wolnych. Ile urlopu wypoczynkowego przysługuje w takim przypadku?

  • Co najmniej 20 dni roboczych przy pracy w pełnym wymiarze czasu pracy, jeśli ich staż pracy jest krótszy niż 10 lat, lub 
  • 26 dni roboczych, jeśli staż pracy wynosi 10 lat lub więcej.

Umowa na czas określony a urlop

Pracownicy na umowach na czas określony mają takie samo prawo do urlopu, jak pracownicy na umowach na czas nieokreślony. Wymiar urlopu przysługuje w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym.

Umowa na zastępstwo a urlop

Pracownicy zatrudnieni na zastępstwo również nabywają prawo do urlopu. Wymiar urlopu jest proporcjonalny do przewidywanego okresu zatrudnienia. A jak wygląda urlop na B2B? Zobacz wpis pt. Urlop na b2b i wniosek o urlop.

Elektroniczne wnioski urlopowe — nowoczesne rozwiązania w zarządzaniu urlopami

Elektroniczne wnioski urlopowe to odpowiedź na wszechogarniającą cyfryzację, która usprawnia pracę niemalże każdego działu. Docelowo automatyzacja ma nie tylko odciążyć zespół HR, ale także usprawnić proces przekazywania i archiwizowania dokumentów. Dzięki temu pracodawcy zyskują:

  • sprawny obieg wniosków urlopowych,
  • lepszą kontrolę nad urlopami i nieobecnościami,
  • usprawnienie całego procesu – bez czasochłonnych rozmów telefonicznych i wymiany e-mail,
  • automatyczne liczenie i przydzielanie limitów urlopowych.

Pracownicy z kolei zyskują stały dostęp do informacji, np. związanych z przysługującymi dniami urlopowymi oraz statusem poszczególnych, złożonych wniosków.
Warto jednak pamiętać, że wprowadzenie elektronicznego systemu zarządzania urlopami wymaga odpowiedniej implementacji, szkolenia pracowników oraz zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych. Należy również uwzględnić potrzeby i preferencje pracowników, którzy mogą mieć różny poziom zaawansowania w korzystaniu z narzędzi cyfrowych (np. Junior IT vs. Senior IT vs. dział HR).

Urlop wypoczynkowy w pigułce – podsumowanie

Urlop wypoczynkowy wynika z podstawowego prawa pracownika, które przysługuje zgodnie z zapisów Kodeksu Pracy. Minimalny wymiar urlopu w Polsce wynosi 20 dni dla osób zatrudnionych krócej niż 10 lat i 26 dni dla tych z dłuższym stażem pracy. Prawo do urlopu nabywa się proporcjonalnie do przepracowanego czasu, a pełny wymiar przysługuje po roku pracy u danego pracodawcy. Urlopy pracownicze są niezbywalnym prawem, mającym kluczowe znaczenie dla zachowania work-life balance oraz stanowi za prewencję przed wypaleniem zawodowym.

Może Ci się spodobać:

Bibliografia

[1] Raport „Polacy w środowisku pracy”, Pracuj.pl
[2] 50+ Burnout Statistics That Will Shock You into Action (2023), Runn [dostęp: https://www.runn.io/blog/burnout-statistics]
[3]The State of Annual Leave - Statistics for 2023 & 2024, Timetastic [dostęp: https://timetastic.co.uk/blog/annual-leave-statistics/]

the:protocol © 2025 Grupa Pracuj S.A.