5 min.
W tym artykule:
- Trudna rozmowa z pracownikiem — przykład najczęstszych sytuacji, z którymi mogą się spotkać liderzy IT.
- Właściwe podejście do trudnych rozmów nie tylko może rozwiązać bieżące problemy, ale również przyczynić się do budowania silniejszego zaufania i lepszej współpracy wewnątrz zespołu.
- Przyczyną trudnych rozmów mogą być konflikty z rówieśnikami czy spadek wydajności pracownika.
Spis treści:
Dlaczego trudne rozmowy z pracownikami są nieuniknione?
Najczęstsze sytuacje wymagające trudnych rozmów z pracownikami
Jak przygotować się do trudnej rozmowy z pracownikiem?
Przykłady skutecznych strategii w trudnych rozmowach
Jak radzić sobie z emocjami podczas trudnych rozmów?
Jak trudne rozmowy mogą poprawić relacje w zespole?
Dlaczego trudne rozmowy z pracownikami są nieuniknione?
Jak podaje Joseph Grenny, współautor książki "Crucial Conversations", skuteczne zarządzanie trudnymi rozmowami bezpośrednio przekłada się na lepsze wyniki finansowe organizacji. Konieczność prowadzenia takich rozmów wynika z różnorodności osobowości, oczekiwań i celów całego zespołu. Niezależnie od tego, czy chodzi o kwestie związane z wydajnością, zachowaniem, czy zmianami organizacyjnymi, trudne rozmowy pozwalają na wyjaśnienie i rozwiązanie problemów, które mogą wpływać na morale i produktywność. W ten sposób umożliwiają one pracownikom uzyskanie wartościowego feedbacku, który jest niezbędny do ich rozwoju zawodowego, rozwiązywania konfliktów i adaptacji do zmieniających się warunków pracy.
Najczęstsze sytuacje wymagające trudnych rozmów z pracownikami
#1 Problemy z wydajnością
Gdy pracownik nie spełnia oczekiwanych standardów pracy lub gdy jego wyniki spadają, konieczna jest rozmowa na temat jego wydajności, efektywności pracy czy realizowanych projektów. Może to obejmować dyskusję na temat różnorodnych problemów, tj. brak umiejętności, problemy osobiste i niejasne oczekiwania. Celem takiej rozmowy powinno być wspólne opracowanie planu działania, mającego na celu poprawę jego wyników.
#2 Konflikty interpersonalne w zespole
Praca zespołowa bywa trudna i — zwłaszcza w zderzeniu z różnymi osobowościami — może być źródłem konfliktów, które mają wpływ na atmosferę w pracy i ogólną produktywność. Zarządzanie takimi sytuacjami wymaga od liderów umiejętności mediacji i pomoc w znalezieniu konstruktywnego rozwiązania, które pomoże zminimalizować napięcia i przywrócić harmonię w zespole.
Przeczytaj także: Mobbing w pracy — definicja, przykłady, jak się bronić?
#3 Zmiany strukturalne lub organizacyjne
Wprowadzanie znaczących zmian, tj. redukcja etatów, zmiany w roli lub obowiązkach, czy strategiczne zwroty w działaniach firmy, może budzić niepokój wśród pracowników. Trudne rozmowy w tej kwestii powinny być przeprowadzone z odpowiednią wrażliwością, aby wyjaśnić przyczyny zmian, omówić, jak one wpłyną na poszczególnych pracowników oraz zaoferować wsparcie w okresie przejściowym.
Jak przygotować się do trudnej rozmowy z pracownikiem?
Krok 1: Zdefiniuj cel rozmowy
Zanim przystąpisz do rozmowy, jasno określ, jaki jest jej główny cel. Czy chcesz rozwiązać problem z wydajnością? Rozładować konflikt? Przekazać zmiany w strukturze firmy? Wiedza o tym, co chcesz osiągnąć, pomoże ci skupić rozmowę i unikać zbędnych dygresji.
Krok 2: Zbierz niezbędne informacje i dane
Przygotuj konkrety dotyczące wszystkich kwestii, które zamierzasz poruszyć. Może to być analiza wyników pracy, feedback od innych członków zespołu, czy dokumentacja dotycząca wcześniejszych rozmów czy ustaleń. Dane te pomogą ci przedstawić obiektywny obraz sytuacji.
Krok 3: Planuj strukturę rozmowy
Zastanów się, jak najlepiej przekazać swoje przesłanie. Rozpocznij od wprowadzenia, w którym wyjaśnisz cel rozmowy. Następnie przejdź do przedstawienia konkretnych obserwacji czy problemów, zwracając uwagę na to, by komunikować się jasno i empatycznie. Daj szansę, aby głos zabrał także pracownik, który odniesie się do tematu.
Krok 4: Przygotuj się emocjonalnie
Trudne rozmowy mogą być stresujące zarówno dla ciebie, jak i dla pracownika. Niezależnie od tego, jak rozwijać się będzie rozmowa, zaplanuj strategię radzenia sobie z trudniejszymi emocjami — np. przećwicz trening oddechu lub przećwicz wcześniej bardziej skomplikowane komunikaty.
Przykłady skutecznych strategii w trudnych rozmowach
#1 Aktywne słuchanie
Polega na uważnym słuchaniu rozmówcy, potwierdzaniu otrzymanych informacji i zadawaniu pytań, które pomagają lepiej zrozumieć perspektywę drugiej strony. Aktywne słuchanie buduje zaufanie i pokazuje pracownikowi, że jego opinie i uczucia są ważne. Ponadto pomaga to w deeskalacji napięć i otwiera drogę do znalezienia wspólnego gruntu.
#2 Technika "sandwich"
Popularna technika komunikacyjna, która polega na umieszczeniu trudnej informacji między dwiema pozytywnymi. Rozpocznij rozmowę od pochwały za coś, co pracownik robi dobrze, następnie delikatnie przedstaw problem, a na koniec zaoferuj wsparcie lub pochwal za inne osiągnięcia. Ta metoda pomaga złagodzić negatywny wpływ krytycznych uwag i zachęca pracownika do przyjęcia konstruktywnej krytyki bez poczucia deprecjacji.
Jak radzić sobie z emocjami podczas trudnych rozmów?
Zanim przystąpisz do rozmowy, przygotuj się emocjonalnie. Możesz to zrobić poprzez medytację, głębokie oddychanie, czy też poprzez przemyślenie swoich celów i oczekiwań wobec rozmowy. Podejdź do rozmowy z zamiarem zachowania spokoju i otwartości — nastawienie do często pierwszy i najważniejszy krok do zachowania równowagi emocjonalnej. Ponadto podczas rozmowy staraj się być w pełni obecny i skoncentrowany na chwili obecnej. Unikaj myślenia o przeszłości czy przyszłości, które mogą wpływać na twoje emocje. Skup się na słuchaniu drugiej strony, wykaż się empatią, a kiedy wyrażasz swoje uczucia i myśli, staraj się mówić z perspektywy pierwszej osoby (np. "Czuję", "Myślę"), zamiast używać oskarżeń (np. "Ty zawsze", "Ty nigdy").
Przeczytaj także: Dyskryminacja w miejscu pracy — czym jest i jakie może mieć formy?
Jak trudne rozmowy mogą poprawić relacje w zespole?
- Budowanie zaufania — liderzy podejmujący się trudnych rozmów w sposób otwarty i uczciwy, pokazują, że cenią transparentność. Natomiast pracownicy, którzy czują, że mogą otwarcie omówić problemy bez obawy o negatywne konsekwencje, zaczynają bardziej ufać swoim przełożonym i instytucji.
- Rozwiązywanie konfliktów — skutecznie przeprowadzona rozmowa może pomóc w ich rozwiązaniu, zanim zamienią się w długotrwałe spory, które mogłyby zaszkodzić atmosferze w zespole. Rozwiązanie konfliktów poprawia współpracę i komunikację między pracownikami.
- Lepsze zrozumienie i empatia — rozmowy zmuszają obie strony do zrozumienia perspektyw i uczuć drugiej strony.
- Promowanie rozwoju osobistego — konstruktywna krytyka i feedback są często elementami trudnych rozmów. Z założenia pracownicy otrzymują jasne informacje na temat obszarów, w których mogą się poprawić, i są wspierani w swoim rozwoju, mogą lepiej przyczyniać się do sukcesu zespołu.
Może Ci się spodobać: