4 min.
W tym artykule:
- Offboarding pracownika ma duże znaczenie dla budowanego, pozytywnego wizerunku firmy.
- Proces offboardingu obejmuje zarówno aspekty formalne, jak i operacyjne, dlatego też tak ważne jest, aby plan ten był uporządkowany i spójny.
- Brak offboardingu pociąga za sobą nie tylko chaos, ale także ryzyko popełniania dużych (wizerunkowych i finansowych) błędów.
Spis treści:
Co to jest offboarding?
Offboarding pracowników w IT — krok po kroku
Jakie są korzyści z właściwego offboardingu dla firmy?
Najczęstsze błędy w procesie offboardingu
Jak offboarding wpływa na wizerunek firmy?
Co to jest offboarding?
Offboarding (w wolnym tłumaczeniu “opuszczenie pokładu”) to złożony proces, który ma na celu zarządzanie odejściem pracownika z organizacji w sposób uporządkowany i zgodny z wartościami firmy. Proces ten obejmuje szereg działań mających na celu nie tylko formalne zakończenie współpracy, ale także złagodzenie emocji związanych ze stratą pracy, która – jak pokazuje skala stresu Holmesa i Rahe’a – jest jednym z najbardziej stresujących doświadczeń życiowych. Offboarding pozwala zminimalizować negatywne odczucia, wspierając zarówno pracownika, jak i firmę, poprzez odpowiednie pożegnanie, zachowanie dobrych relacji oraz zabezpieczenie interesów obu stron.
Przeczytaj także: Trudne rozmowy z pracownikami — przykłady najczęstszych sytuacji i praktyczne porady
Offboarding pracowników w IT — krok po kroku
#1 Pierwsza rozmowa
Proces offboardingu rozpoczyna się od rozmowy z pracownikiem, podczas której wręczane jest lub odbierane wypowiedzenie. Jest to kluczowy moment, w którym wyjaśniane są przyczyny decyzji o rozstaniu oraz omawiane formalne kwestie. Rozmowa ta może być emocjonalnie trudna, dlatego powinna być prowadzona przez doświadczoną osobę, aby zachować profesjonalizm i empatię.
#2 Komunikacja wewnętrzna
Kolejnym krokiem jest poinformowanie zespołu o nadchodzących zmianach. Ważne jest, aby proces ten odbył się jasno i przejrzyście, tak aby pozostali pracownicy mieli pełen obraz sytuacji. Niezrozumiałe lub nagłe zmiany mogą powodować niepewność, a nawet chaos w zespole. Dlatego też informacja dla zespołu powinna obejmować powody odejścia pracownika, daty związane z zakończeniem współpracy oraz plany dotyczące zastąpienia pracownika na jego stanowisku.
#3 Przekazanie dokumentów i dostępów
W ramach offboardingu konieczne jest ustalenie szczegółowego planu przekazania dokumentów, dostępów do zasobów oraz narzędzi, z których korzystał odchodzący pracownik. Obejmuje to również opisanie bieżących projektów oraz zadań, które powinny zostać przekazane innemu pracownikowi.
#4 Exit interview
Exit interview to okazja, aby dowiedzieć się, jak pracownik postrzegał swoje doświadczenia w firmie IT oraz co można poprawić w funkcjonowaniu organizacji. Rozmowa ta jest dobrowolna i ma na celu zebranie cennych informacji zwrotnych na temat kultury organizacyjnej, procedur, warunków pracy oraz relacji w zespole.
#5 Zamknięcie spraw administracyjnych
Ostatnim etapem offboardingu jest formalne zakończenie współpracy, które obejmuje oddanie sprzętu firmowego, kart dostępu, kluczy czy samochodu służbowego. Pracownik powinien mieć jasno określone, jakie kroki musi podjąć przed odejściem, aby dopiąć wszystkie formalności.
Przeczytaj także: Retencja pracowników – jak zatrzymać talenty i zwiększyć zaangażowanie zespołu?
Jakie są korzyści z właściwego offboardingu dla firmy?
Właściwie przeprowadzony offboarding przede wszystkim pomaga zachować pozytywne relacje z odchodzącymi pracownikami, co w niektórych przypadkach może prowadzić do ich powrotu (tzw. pracownicy boomerang). W badaniach przeprowadzonych przez HBR, aż 15% pracowników wraca do swojego poprzedniego pracodawcy, co znacząco obniża koszty rekrutacji i adaptacji nowych osób.
Ponadto dobrze zorganizowany proces pozwala na płynne przekazanie obowiązków, co minimalizuje ryzyko zakłóceń w działaniu organizacji oraz utraty wiedzy. Brak chaosu to pierwszy krok do uporządkowanej i nieprzerwanej pracy, a tym samym — do braku strat. Co więcej, profesjonalne rozstanie z pracownikiem poprawia wizerunek firmy na rynku pracy i buduje reputację solidnego pracodawcy.
Najczęstsze błędy w procesie offboardingu
Najczęściej popełniane błędy dotyczyć mogą m.in:
- braku otwartych komunikatów dla zespołu, które odpowiadałyby na pytania i wątpliwości pracowników, którzy zostali w firmie,
- surowa ocena sytuacji, niepochlebne opinie o pracowniku,
- stosowanie szantażu emocjonalnego, który wzbudziłby wyrzuty sumienia w zespole lub w ex-pracowniku,
- braku planu, chaos, niewłaściwy podział obowiązków,
- tendencja do pozostawienia pracownika „samemu sobie”, co nierzadko prowadzi do konfliktów i błędów.
Jak offboarding wpływa na wizerunek firmy?
Profesjonalne i empatyczne podejście do procesu rozstania z pracownikiem buduje pozytywną reputację, tworząc wizerunek pracodawcy odpowiedzialnego i troskliwego. Mechanizm jest bardzo prosty — tj. kiedy pracownicy odchodzą w przyjaznej atmosferze, zachowują dobre wspomnienia o firmie, co z kolei zwiększa szanse na pozytywne rekomendacje wśród ich kontaktów zawodowych.
Dodatkowo zadowoleni ex-pracownicy mogą dzielić się pozytywnymi opiniami o firmie co w dobie social mediów pełni solidny fundament pod budowaną markę. Z kolei wewnątrz firmy, właściwy offboarding redukuje niepewność w zespole i buduje zaufanie do pracodawcy, zwiększając zaangażowanie oraz lojalność pozostających pracowników.
Może Cię zainteresować:
- Benefity w branży IT – czy coś może jeszcze zaskoczyć?
- Cele zawodowe – jak je definiować i realizować w pracy?
- Wyzwania HR 2025 - czego mogą oczekiwać pracownicy i pracodawcy?
[1] Harvard Business Review. (2020). "The Case for Boomerang Employees". Available at: https://hbr.org