Onboarding pracownika – krok po kroku

W tym artykule:

• Zgodnie z badaniem SHRM (Society for Human Resource Management), organizacje z solidnym programem onboarding'u mogą zwiększyć retencję pracowników nawet o 82% i poprawić ich wydajność o 70%.
• Jak podaje Gallup, tylko 12% pracowników zgadza się z tym, że ich firma robi świetną robotę, wprowadzając nowych pracowników. To pokazuje, jak duże pole do poprawy i inwestycji w onboarding istnieje w wielu organizacjach.
• Raporty wskazują, że proces onboarding'u, który jest rozwinięty i trwa odpowiednio długo, może skrócić czas potrzebny pracownikowi do osiągnięcia pełnej produktywności.

Spis treści:
Czym jest onboarding pracownika?

Kluczowe etapy procesu onboardingu

Najlepsze praktyki w onboardingu nowych pracowników

Jak przygotować plan onboardingu?

Rola buddy w procesie onboardingu

Jak mierzyć efektywność procesu onboardingu?

Czym jest onboarding pracownika?

Onboarding po polsku to „wchodzenie na pokład”, a popularne polskie słowniki tłumaczą je na „proces adaptacyjny” lub „wdrażanie pracownika na nowe stanowisko”. Zatem w kontekście działalności oznacza on działania, mające na celu wprowadzenie nowego pracownika w najważniejsze zagadnienia dotyczące jego obowiązków i funkcjonowania firmy. Związaną z tym wiedzę i umiejętności należy przekazać w sposób jak najbardziej ułatwiający mu zaaklimatyzowanie się w pracy.

Właściwie zaimplementowany onboarding przynosi liczne korzyści pracownikowi i firmie. Osoba, która nie czuje się częścią nowego zespołu, nie rozumie swojej roli w realizacji celów firmy, nie zna narzędzi, na których ma pracować, będzie zagubiona i zestresowana. Wpłynie to na brak motywacji, małą wydajność i decyzję o zmianie pracy. Zgodnie z badaniami odpowiedni plan onboardingu zwiększa wydajność zatrudnionych o 62%, a 69% z nich postanawia pozostać w firmie przynajmniej przez 3 lata [SHRM].

W przypadku organizacji onboarding przekłada się na wyższą retencję i większą skuteczność realizacji celów, a co za tym idzie – lepszy wynik finansowy. Ponadto buduje pozytywny wizerunek firmy, dzięki czemu łatwiej przyciągnąć do niej i utrzymać specjalistów, a także ograniczyć koszty związane z kolejnymi rekrutacjami.

Poszerz swoją wiedzę z zakresu Employee Experience: Employee experience — na czym polega i jak poprawić doświadczenia pracowników?

Kluczowe etapy procesu onboardingu

Onboarding – co to znaczy w praktyce? Mimo że w każdej jednostce wygląda inaczej i wykorzystuje różne narzędzia, to zawsze dotyczy tych samych obszarów i sprowadza się do realizacji tzw. 4etapów onboardingu:

• Compliance – zatrudniony poznaje np. zasady obiegu dokumentów, badań medycyny pracy i wygląd innych procedur administracyjnych,
• Clarification – to czas na zapoznanie się z podstawowymi i długoterminowymi celami (z podziałem na rolę pracownika i zespołu) oraz na pierwszy feedback,
• Culture – na tym etapie prezentuje się kulturę pracy, wartości i inne aspekty w kwestiach formalnych (np. dress code), jak i nieformalnych (np. spotkania integracyjne),
• Connection – to część poświęcona innym pracownikom i integracji z nimi.

Najlepsze praktyki w onboardingu nowych pracowników

Praktyka pokazuje, że skuteczny plan onboardingu realizuje założenia wszystkich 4 etapów, co przekłada się na to, ile trwa wdrożenie nowego pracownika. W wielu przypadkach niestety ogranicza się on do 1 miesiąca, podczas gdy badania informują, że przeciętny pracownik potrzebuje aż 8 miesięcy do uzyskania pełnej wydajności. Pracuj.pl wskazuje także, że dla 29% pracowników wystarczający był tygodniowy onboarding. Jednocześnie aż 41% osób potrzebowało kilku miesięcy, by osiągnąć pełną efektywność.

Inną dobrą praktyką onbordingową jest rozpoczęcie aklimatyzacji już od rekrutacji (np. przedstawienie firmy i pracowników) oraz wykorzystanie narzędzi online (np. stworzenie broszury informacyjnej).

Jak przygotować plan onboardingu?

Plan wdrożenia pracownika rozpoczyna się od spisania (np. w formie checklisty) zadań, które należy wykonać przed procesem onbordingu, w pierwszych jego dniach, tygodniach itd. Może ona zawierać następujące kroki:

1. Skompletowanie niezbędnych dokumentów do zatrudnienia,
2. Przygotowanie stanowiska pracy, w tym narzędzi i danych dostępowych,
3. Kontakt do zatrudnionego nie tylko w celu przekazania skierowania na badania lekarskie, ale też poinformowania o przebiegu pierwszych dni programu,
4. Przygotowanie broszur i szkoleń przybliżających przyszłemu pracownikowi jego obowiązki, procedury w firmie, kulturę organizacyjną, misję, benefity, program rozwojowy itd.,
5. Podpisanie umów i przeprowadzenie szkoleń,
6. Pokazanie, w jaki sposób obsługiwać sprzęt firmowy (także ten w kuchni),
7. Zapoznanie z członkami poszczególnych działów. Wysłanie wcześniej maila powitalnego ze zdjęciami i imionami niewątpliwie skróci ten etap. To także dobry moment na wręczenie gadżetów pracowniczych (kubek, długopis, kluczyki do auta) i na przedstawienie mentora lub coacha.

Dowiedz się więcej i poznaj trendy na: Trendy w rekrutacji IT - przewodnik dla pracodawców

Rola buddy w procesie onboardingu

Mentor albo buddy w pracy bardzo ułatwia proces adaptacji w nowym środowisku. Może nim być kolega z zespołu, który rozumie etapy onbordingu i przez nie przeprowadzi. Ważne, aby była to osoba empatyczna, mająca kompetencje twarde i miękkie, która zawsze porozmawia oraz pomoże. Taki „przyjaciel w robocie” stanowi ważny powód, aby w niej pozostać.

Dowiedz się więcej na: Rekrutacja pracowników — jak skutecznie przeprowadzić proces rekrutacji?

Jak mierzyć efektywność procesu onboardingu?

Celem onboardingu jest wykwalifikowanie i usamodzielnienie nowo zatrudnionego. Sprawdzanie jego postępów wymaga ustalenia wskaźników KPI i harmonogramu dokonywania oceny. Wymaga to zbierania feedbacku w sposób formalny (ankiety) lub nieformalny. Uzyskane dane pomogą ustalić, czy zakończyć program, czy może jednak coś w nim zmienić i dodać. Podjęcie adekwatnych działań niewątpliwie usprawni program.

Onboarding to bardzo ważny proces w czasach, gdy to pracownik wybiera pracodawcę. Pomaga zbudować efektywny zespół specjalistów i zaoszczędzić na rekrutacji. Szczególnie jest on ważny w branżach, w których zadania można realizować zdalnie. Dotyczy to także branży IT, w której polscy specjaliści są bardzo cenionymi pracownikami za granicą.

Może Ci się spodobać:

• Wyzwania HR 2025 - czego mogą oczekiwać pracownicy i pracodawcy?
• Plan rozwoju pracownika — jak skutecznie planować i realizować cele?
• Developer Experience – jak zaangażowanie developerów wpływa na lepsze efekty software house’u
• Rośnie znaczenie rozmów końcowych w branży IT

[1] Onboarding | odc. 3: Jak przygotować skuteczny plan wdrożenia pracownika – krok po kroku (2024) [dostęp; https://wyzwaniahr.pracuj.pl/blog/employee-experience/jak-przygotowac-skuteczny-plan-wdrozenia-pracownika-krok-po-kroku/]