4 min.
Spis treści:
Jakie są cele preboardingu IT?
Obowiązki pracodawcy przed pierwszym dniem
Dokumenty i informacje do przygotowania
Narzędzia i dostępy dla nowego pracownika
Najlepsze praktyki preboardingu w IT
FAQ - Najczęściej zadawane pytania o preboarding pracownika IT
Czym jest preboarding w IT?
Preboarding to proces wdrażania i angażowania nowego pracownika w życie firmy, który odbywa się już między podpisaniem umowy a jego pierwszym, oficjalnym dniem pracy. Preboarding często interpretowany jest jako "rozgrzewka" przed właściwym onboardingiem.
| Cecha | Preboarding | Onboarding |
| Kiedy się zaczyna? | W momencie podpisania listu intencyjnego / umowy. | W pierwszy dzień pracy. |
| Kiedy się kończy? | W dniu rozpoczęcia pracy. | Zazwyczaj po okresie próbnym (ale może też wcześniej). |
| Główny cel | Utrzymanie entuzjazmu i redukcja stresu przed startem. | Pełne wdrożenie w obowiązki, kulturę i zespół. |
| Kluczowy przekaz | „Cieszymy się, że do nas dołączasz!” | „Oto jak pracujemy i czego od Ciebie potrzebujemy”. |
Jakie są cele preboardingu IT?
- Redukcja stresu. Nowy pracownik w ten sposób wie, czego spodziewać się pierwszego dnia, jaki sprzęt otrzyma, z kim zje lunch, jak wygląda środowisko pracy.
- Zmniejszenie ryzyka tzw. no-show, czyli sytuacji, w której kandydat w ostatniej chwili rezygnuje z pracy, bo otrzymał kontrofertę od obecnego pracodawcy lub innej firmy.
- Dzięki wcześniejszemu dopełnieniu formalności, pierwszy dzień może skupić się na integracji i kulturze, a nie na wypełnianiu stosu dokumentów.
- Dbanie o atmosferę w zespole i obopólne zaangażowanie od pierwszego kontaktu.
Obowiązki pracodawcy przed pierwszym dniem
Obowiązki podzielić można na trzy, główne kategorie: administracyjne, infrastrukturalne i komunikacyjne. Ich dopełnienie zależne jest od różnych osób - np. pracodawcy, lidera działu, specjalisty HR, administracji.
#1. Administracja
- Pracodawca musi wystawić skierowanie do lekarza medycyny pracy i upewnić się, że kandydat otrzyma orzeczenie przed startem.
- Szkolenie BHP.
- Przygotowanie kwestionariuszy osobowych, numerów kont do przelewu wynagrodzenia oraz dokumentów do zgłoszenia w ZUS.
- Przygotowanie finalnej wersji kontraktu (B2B lub UoP).
#2. Infrastruktura
- Zakup lub serwis laptopa o odpowiednich parametrach (RAM, procesor), monitorów, peryferiów (klawiatura, mysz, słuchawki).
- Jeśli praca jest zdalna, wysyłka sprzętu kurierem tak, aby dotarł minimum 1-2 dni przed startem.
- Stworzenie maila firmowego, nadanie uprawnień do repozytoriów (GitHub/GitLab), komunikatorów (Slack/Teams), systemów zarządzania zadaniami (Jira) oraz VPN.
#3. Komunikacja
- Przygotowanie planu na pierwszy tydzień – kiedy odbywają się spotkania zapoznawcze, a kiedy szkolenia produktowe.
- Wybranie członka zespołu, który zaopiekuje się nową osobą i pomoże jej odnaleźć się w kodzie i kulturze firmy.
- Wysłanie krótkiej notki do obecnych pracowników, np. „W poniedziałek dołączy do nas Marek, nowy Senior Dev”.
- Przygotowanie culture booka.
| Obszar | Co musi być gotowe? |
| Prawny | Badania lekarskie, BHP, umowa. |
| Techniczny | Laptop, ładowarka, dostęp do narzędzi, np. Slacka/Jiry. |
| Społeczny | Przypisany opiekun, plan wdrożenia. |
| Wizerunkowy | Welcome pack, powitalny e-mail, culture book. |
Dokumenty i informacje do przygotowania
Pracodawca jest zobowiązany do sprawnego przeprowadzenia kandydata przez labirynt formalności. Kluczowe jest przygotowanie kompletu dokumentacji kadrowej – od umowy (UoP, B2B lub zlecenie) i kwestionariuszy osobowych, po skierowanie na badania medycyny pracy oraz instrukcje dotyczące BHP.
Poza aspektami prawnymi kluczowe jest dostarczenie pakietu informacji organizacyjnych, tj. regulaminy wewnętrzne, polityka bezpieczeństwa danych (RODO), instrukcje logowania do systemów firmowych oraz szczegółowy „Przewodnik po firmie” (tzw. Culture Book, który przedstawia zespół, misję i wartości firmy).
Sprawne przedstawienie tych dokumentów z wyprzedzeniem eliminuje chaos informacyjny w pierwszym dniu pracy, pozwalając nowemu specjaliście IT skupić się na merytorycznym wdrożeniu, zamiast na wypełnianiu papierów. To także łatwiejszy sposób na przekazanie czasami złożonych informacji, które pod wpływem stresu mogą zostać zapomniane lub niedosłyszane.
Narzędzia i dostępy dla nowego pracownika
Pracodawca musi zadbać o to, aby "puste przebiegi" w pierwszym dniu zostały ograniczone do minimum - np. poprzez wcześniejszą konfigurację uprawnień. W tym celu, w duchu zasady “Day One Ready” tworzy się zbiorowy plik, który gromadzi narzędzia i dostępy z odpowiednimi uprawnieniami.
Zwykle używa się do tego Infrastructure as Code (np. Terraform) lub skryptów automatyzujących tworzenie kont, tak, aby uniknąć ręcznego klikania i angażowania działu IT.
Najlepsze praktyki preboardingu w IT
#1. Utrzymuj stały kontakt
Nie pozwól, aby między podpisaniem umowy a startem zapadła cisza. Zamiast tego wyślij krótką wiadomość raz na 2-3 tygodnie. Nie musi to być nic formalnego – wystarczy informacja o sukcesie zespołu, do którego dołącza, czy link do ciekawego artykułu technicznego.
Możesz ustawić sobie przypomnienie w CRM lub kalendarzu, by co jakiś czas sprawdzić, co słychać u kandydata.
#2. Wyślij Welcome Pack
Dostarczenie paczki powitalnej (np. bluza, wysokiej jakości gadżety, naklejki na laptopa) pod drzwi, najlepiej jeszcze przed pierwszym dniem, to nie tylko doskonała niespodzianka, ale także pierwszy krok do budowania Employer Brandingu.
#3. Wyeliminuj biurokrację
Nic tak nie zabija entuzjazmu, jak spędzenie ośmiu godzin na wypełnianiu papierów i czytaniu nudnych regulaminów. Jeśli to możliwe - wyślij dokumenty do podpisu elektronicznego z wyprzedzeniem, przeprowadź szkolenie BHP online i dąż do tego, by pierwszy dzień był w 100% poświęcony poznawaniu ludzi i technologii.
#4. Poinformuj o onboardingu
Niepewność generuje stres. Nowy pracownik powinien wiedzieć dokładnie, co będzie robił w poniedziałek o 10:00, we wtorek o 14:00 i kiedy dostanie swój pierwszy task do zrobienia. Wyślij kandydatowi prosty harmonogram pierwszego tygodnia - najlepiej na kilka dni przed rozpoczęciem pracy. Poinformuj o szkoleniach, planach i pierwszych, zaplanowanych feedbackach.
FAQ - Najczęściej zadawane pytania o preboarding pracownika IT
1. Kiedy dokładnie powinien zacząć się preboarding?
Proces ten zaczyna się w momencie zaakceptowania oferty (Job Offer) i podpisania listu intencyjnego lub umowy.
2. Czy za czas poświęcony na preboarding należy płacić?
To zależy od charakteru firmy oraz samego procesu. Jeśli kandydat dobrowolnie bierze udział w kawie z zespołem czy wypełnia dokumenty, zazwyczaj nie traktuje się tego jako czasu pracy. Jeśli wymagasz, aby pracownik ukończył kursy lub wykonał zadania projektowe przed pierwszym dniem, powinno to być odpłatne (lub wliczone w ryczałt wdrożeniowy).
3. Co jeśli kandydat nie odpisuje na wiadomości w trakcie preboardingu?
Pamiętaj, że kandydat prawdopodobnie wciąż pracuje u poprzedniego pracodawcy i domyka swoje projekty. Nie panikuj. Zachowaj dystans, wysyłaj wiadomości typu „miło nam będzie Cię widzieć”, które nie wymagają natychmiastowej akcji. Jeśli sprawy wymagają pilnej odpowiedzi - spróbuj kontaktu telefonicznego.
Może Ci się spodobać:
- ATS w rekrutacji IT – porównanie narzędzi (2026)
- Etapy rekrutacji w ogłoszeniu o pracę – jak je opisać i dlaczego warto?
- EVP w IT – jak stworzyć ofertę, która wyróżnia firmę?
Źródło:
theprotocol.it. (2025, March 20). Sami o sobie – kompetencje miękkie według specjalistów IT. Wyniki raportu Pracuj.pl i theprotocol.it. https://media.theprotocol.it/388044-sami-o-sobie-kompetencje-miekkie-wedlug-specjalistow-it-wyniki-raportu-pracujpl-i-theprotocolit