Jak realizować zadania do końca?

Już jakiś czas temu przyznałam przed sobą, że jestem trochę organizacyjnym freakiem. Swoją drogą na drugim miejscu wśród talentów Gallupa mam właśnie „Stratega” odpowiedzialnego za opracowanie efektywnych planów działania. Lubię stosować ramy i metody, które pomagają mi być sprytniejszą, co oznacza dla mnie sprawne i mądre realizowanie zadań oraz płynne posuwanie spraw do przodu. Poniżej opisałam kilka obszarów, na które warto zwrócić uwagę, by usprawnić realizację zadań (lub świadomie podjąć decyzję o ich porzuceniu).

Złote pytanie: „po co?”

Początek może zabrzmieć dość filozoficznie, ale jest dla mnie na wagę złota. Zadawanie sobie pytań: „po co?”, a w wersji rozszerzonej „po co ja właściwie to robię?” pomaga mi zrozumieć głębszy sens, który stoi za zadaniem. Dodatkowo odkrywam swoją motywację albo dociera do mnie, że to wcale nie jest coś potrzebnego.

Szukanie takiego sensu, pomaga mi szczególnie przy bardziej opornych zadaniach. Wiadomo, może niekoniecznie to pytanie będzie przełomowe przy zadaniu typu: „zapłacić rachunek za prąd” (bo zakładam, że raczej ten prąd Ci się przydaje i jednak jest sens, by Ci go nie odcięli).

Pozostając przy domowych sprawach, gdy wrzucasz sobie zadanie pt. „umyć okna”, to możesz pozwolić sobie na chwilę refleksji, czy robisz to, bo faktycznie są już brudne, a Ty  poczujesz się lepiej i chcesz tego, czy może ulegasz presji, że przed świętami okna trzeba myć. Pytanie „po co?” może pomóc Ci skupić się na tym, co jest ważne i pomóc odsiać te zadania, które sensu nie mają lub robisz je po prostu z przyzwyczajenia, a nie przynoszą Ci wartości.

Wizualizuj

Najprościej mówiąc – zapisuj to, co masz do zrobienia, nazwij te zadania, a nawet narysuj. Zrób cokolwiek, żeby one nie były tylko w Twojej głowie, bo to zwiększa prawdopodobieństwo, że o czymś zapomnisz. Dodatkowo trzymanie zadań tylko w głowie powoduje, że ciągle o nich myślisz, a to skutkuje tym, że dość proste zadanie może urosnąć do rangi naprawdę trudnego. Przy okazji pojawić się mogą wyrzuty sumienia, że wiesz co masz do zrobienia, ale tego nie robisz.

Jeśli to wszystko jeszcze nie przekonało Ciebie do tego, że warto zapisywać zadania (na kartce, w notatniku w telefonie, na karteczkach samoprzylepnych, w specjalnej aplikacji na telefonie, itp.) , to mam jeszcze jeden argument. Gdy masz gdzieś zapisane zadanie i je zrealizujesz możesz je wykreślić z listy, postawić ptaszka, oznaczyć jako zrealizowane.  A to uruchamia mechanizm natychmiastowej nagrody! Czynność odhaczenia lub skreślenia zadania wysyła sygnał do mózgu, że właśnie odnieśliśmy mały sukces, a to podnosi satysfakcję i zwiększa motywację do dalszego działania.

Upraszczaj

Uwielbiam minimalizować ruchy, które muszę wykonać, aby zrealizować jakieś zadanie. Wymaga to czasami chwili namysłu zanim do niego przejdę i właśnie tego kroku na refleksję „po co to robię?”, by zrozumieć jaki chcę osiągnąć efekt. Często działamy automatycznie i powtarzalnie. Jest to jednak pułapka, bo możemy nie dostrzec tego, że istnieją prostsze drogi dotarcia do celu.

Dlatego zachęcam, by stawiać sobie kolejne pytanie: „Jaki jest najprostszy/najszybszy/najmniej kosztowny sposób, by zrealizować to zadanie?”. Swoją drogą tu dobrze sprawdzi się wiedza z felietonu o MVP.

Deleguj

W ramach upraszczania nie mogę zapomnieć o delegowaniu zadań. To kolejna rzecz, która może pomóc nam w sprawnym realizowaniu zadań, a która, nie wiedzieć czemu, nie kojarzy się zbyt dobrze. I pisząc „deleguj” wcale nie mam na myśli spychania na czyjeś barki Twojego zadania, tylko dlatego, że nie chce Ci się tego robić.

Mam na myśli zaproszenie innej osoby, by wspólnie coś zrobić lub wprost poproszenie o wsparcie, bo np. wiecie oboje, że ta osoba zrobi to lepiej, sprawniej, a w dodatku będzie to dla niej przyjemność. Ja sama jakiś czas temu zrozumiałam, że wolę zatrudnić kogoś do zrealizowania niektórych zadań, niż sama uczyć się czegoś, co wymaga czasu, mojej energii i nie wiem, czy w przyszłości jeszcze to wykorzystam. Krótko mówiąc – Zosie Samosie są passe.

Swoją drogą odrzuć na bok wszystkie myśli w stylu: „no ale myślałam, że X się domyśli, że potrzebuję jego pomocy…” albo „przecież to nasz wspólny projekt, to chyba jasne, że każdy powinien się angażować tak samo”. Nie stawiaj na to, że ktoś się domyśli, czego Ty oczekujesz. Zdecydowanie lepiej będzie, jeśli jasno wyrazisz swoje oczekiwania.

Dziel

Dzielenie zadań na mniejsze to kolejny sposób na aktywowanie mechanizmu natychmiastowej nagrody (o którym mowa w punkcie 2) oraz na to, że doprowadzisz zadania do końca. Jestem wielką fanką siły małych kroków. Polega to na tym, żeby rozbijać większe zadanie na mniejsze podzadania, przybliżające do zrealizowania tego, na czym nam zależy.

Mniejsza zadania zrealizujesz w krótkim czasie (10 minut? godzina? dzień?), dzięki temu chętniej się do nich zabierzesz, bo nie będą tak przerażające. Każdego dnia będzie widać postęp, a dzięki wypisaniu poszczególnych kroków, będziesz widzieć jak wiele pracy jeszcze Ci zostało. Takie rozbijanie zadań na mniejsze części ma też taką moc, że nie będzie Ci aż tak żal porzucić w trakcie zadania, które straciło już sens. 

Nadaj priorytety

Bez tego kroku nie wyobrażam sobie mojej codziennej pracy. Każdy tydzień zaczynam od tego, by ustalić, co jest najważniejsze dla mnie w ciągu najbliższych dni. Następnie każdego dnia powtarzam ten krok z zadaniami na ten konkretny dzień. Niesamowicie porządkuje mi to pracę i mam pewność, że w pierwszej kolejności zajmę się tym, co jest naprawdę ważne i da przełożenie na działanie mojego biznesu, domknięcie tematów i poczucie się po prostu dobrze.

Planuj

Ten punkt ma ścisły związek z nadawaniem priorytetów. Gdy zaczynam tydzień od rozmowy o tym, co jest najważniejsze do zrealizowania, to automatycznie przekładam to na plan działań. Wtedy właśnie dzielę większe zadanie na podzadania, rozkładam je w czasie, zastanawiam się czy mogę/chcę/powinnam jakaś część delegować komuś innemu. Patrzę z lotu ptaka na wszystkie wydarzenia w danym tygodniu i dopasowuje do nich plan.

Przykładowo wiem, że mając w ciągu dnia konsultacje indywidualne potrzebuję do ich prowadzenia masy energii. Dlatego w taki dzień nie planuję zadań, które wymagają ode mnie podwójnego skupienia i wytężenia. Co ważne, do planu tygodnia podchodzę elastycznie, bo przecież nie mogę przewidzieć tego, że obudzę się z nieznośnym bólem głowy lub wyłączą mi prąd na wsi. Mogą też zmienić się moje priorytety i wtedy modyfikuję ostatnią wersję planu. Na koniec tygodnia mogę zobaczyć, jak wiele udało mi się zrobić lub (w innej sytuacji) zastanowić się, z czego wynika tak wiele niedokończonych zdań – o tym będzie punkt nr 9.

Odrzucaj

Wyobraź sobie jakieś zadanie, takie na myśl o którym masz wewnętrzne „bleh, nie chcę nawet tego dotykać…”. I teraz mam kilka pytań do Ciebie: „Czy musisz to zrobić?”,  „Czy potrzebujesz to zrobić?”, „A może ktoś każe Ci to zrobić?”, „Czy jednak to jest naprawdę ważne?”, „Czy musisz zrobić to dzisiaj?”, „A co się stanie, jak tego nie zrobisz?” – nic? No to może tego nie rób? Bo wiesz, czasami przywiązujemy się do zadań i do tego, co powinniśmy, nie widzą że to dłużej nie ma sensu. Dlatego śmiało odrzucaj, nawet rozpoczęte zadania, gdy dostrzeżesz, że nie mają już wartości i sensu.

Sprawdzaj

Albert Einstein powiedział, że: „Szaleństwem jest zachowywać się w ten sam sposób i oczekiwać innego rezultatu”. Dlatego jak zwykle polecam, żeby włączyć do swojego życia proces inspekcji i adaptacji, i po prostu weryfikować to, jak realizujesz zadania. I teraz spójrz na ten łańcuch wzajemnych powiązań: gdy zapiszesz gdzieś zadania do wykonania, to łatwiej będzie nadawać im priorytety, odhaczać je i w rezultacie widzieć, co (i ile!) udało Ci się z nich zrealizować.

Gdy zadania będą mniejsze, to łatwiej będzie Ci je planować i realizować kawałek po kawałeczku, a to pomoże Ci w zachowaniu motywacji i kończeniu zadaniowych kobył. Dobrą praktyką jest po każdym tygodniu spojrzeć na swoją listę zadań i poddać się refleksji – czy udało mi się osiągnąć to, co było najważniejsze? Jak pracowało mi się w tym tygodniu? Co w kolejnym tygodniu mogę zmienić/usprawnić? Dlaczego niektóre zadania nie są zrealizowane? Co zrobię, by w kolejnym tygodniu je zamknąć? Czy wciąż chcę je zrealizować?

Wierzę, że znalazłeś/aś w tym materiale coś dla Ciebie, co pomoże Ci sprawniej, a przede wszystkim przyjemniej, realizować zadania, które przed sobą masz. Jeśli chcesz wprowadzić kilka punktów z tej listy do swojej codziennej pracy, to rób to kawałek po kawałeczku. Wszystko po to, aby móc zaobserwować, co sprawdza się u Ciebie. Powodzenia!