Po co Change Manager w IT?

Cześć! Dziękujemy, że zgodziłaś się na ten wywiad. Zacznijmy od podstawowego pytania: dlaczego zarządzanie zmianą jest kluczowe w IT?

Anna Raimann: Cześć, dziękuję za zaproszenie. Zarządzanie zmianą w IT jest niezwykle istotne, ponieważ technologie i systemy informatyczne nieustannie ewoluują. Wprowadzenie nowego systemu lub aktualizacja istniejącego może mieć ogromny wpływ na sposób pracy zespołów, a także na efektywność organizacji jako całości. Change managerowie są kluczowi w tym procesie, ponieważ ich zadaniem jest zapewnienie, że zmiany są prawidłowo wdrażane, a użytkownicy końcowi są na nie przygotowani. Niestety, ich rola często jest pomijana, co może prowadzić do niepowodzeń w adopcji nowych rozwiązań.

Dlaczego zatem change managerowie są często pomijani, mimo ich znaczenia?

AR: Często wynika to z błędnego przekonania, że technologia sama w sobie rozwiąże wszystkie problemy. W rzeczywistości, bez odpowiedniego zarządzania zmianą, nawet najlepsze technologie mogą być niewłaściwie wykorzystane, albo nawet pomijane. Change managerowie pomagają w zrozumieniu, jak nowy system, czy jego upgrade wpłynie na codzienną pracę i jakie kroki należy podjąć, aby zapewnić jego skuteczną integrację.

Jak w takim razie wygląda rola change managera w Arli?

AR: W Arla change managerowie są integralną częścią zespołów agilowych. Są przypisani do konkretnych implementacji, co pozwala im na ścisłą współpracę z zespołami technicznymi i z biznesem. Ich głównym zadaniem jest zapewnienie prawidłowej adopcji naszych systemów IT. Dzięki temu, zmiany są wprowadzane płynnie, a użytkownicy są odpowiednio przygotowani na nowe wyzwania.

 I w jaki sposób o to dbacie? Bo brzmi prosto, ale chyba takie proste nie jest?

AR: To prawda, nie jest to proste, dlatego w Arla od dłuższego czasu koncentrujemy się mocno na podnoszeniu kwalifikacji naszych Business Change Managerów i na zapewnieniu wspólnych metod pracy. Staramy się też, żeby zespoły BCM i UX ściśle współpracowały, zwłaszcza jeśli chodzi o adopcję systemów. BCM koncentrują się na strategii zarządzania zmianą, podczas gdy UX skupia się na doświadczeniu użytkownika. Choć może się wydawać, że obie role robią podobne rzeczy, w rzeczywistości się uzupełniają. Naszym celem jest uniknięcie dublowania działań i współpraca, aby osiągnąć jeszcze lepsze wyniki i wartość dla organizacji.

To ciekawe, ale wciąż mam ochotę zadać pytanie w jaki sposób to robicie? Zwłaszcza mając tak dużą organizację IT.

AR: Już odpowiadam 😊 Zgadza się, mamy sporą organizację, a w niej mniejsze jednostki, które wcale takie małe nie są. To jest wyzwanie, żeby wszyscy pracowali w posobny sposób i używali tych samych narzędzi. W Arla stworzyliśmy silne community zarówno BCM, jak i UX, co pozwala na ciągłe usprawnianie naszych działań w całym IT Solutions. Współpraca między tymi społecznościami umożliwia wymianę wiedzy i doświadczeń, co z kolei prowadzi do bardziej efektywnych procesów i lepszych rozwiązań. Dzięki temu jesteśmy w stanie szybciej reagować na zmiany i lepiej dostosowywać się do potrzeb naszych użytkowników.

Brzmi super! Ciekawi mnie jeszcze jeden aspekt, jeśli chodzi o pracę change managera. Ta rola często kojarzy się z raczej „miękkimi” umiejętnościami i może łatwym wejściem w świat IT? Czy faktycznie tak jest?

AR:Oczywiście zdarza mi się słyszeć, że żeby być change managerem to wystarczy mieć umiejętności komunikacyjne i interpersonalne, które są oczywiście niezwykle ważne. Jednak w Arla podchodzimy do tego tematu bardziej kompleksowo. Każdy Business Change Manager (BCM) w naszej organizacji jest wyposażony także w solidną wiedzę dotyczącą frameworków i narzędzi zarządzania zmianą. Dbamy o to, aby BCM wiedzieli, jak i kiedy korzystać z tych narzędzi, co pozwala im przeprowadzać zmiany w ustrukturyzowany sposób. Change Manager to nie Communication Specialist. Poza sprawną komunikacją czy tworzeniu pięknych prezentacji i stron, niezwykle ważne są też umiejętności analityczne, facylitacji, coachingu, czy leadershipu. Poza tym, żeby dobrze zarządzać stakeholderami przydatna jest wiedza na temat różnych typów osobowości, czy stylów komunikacji. Świadomość tego jak bardzo się różnimy i umiejętność dopasowania komunikacji do potrzeb danej osoby jest kluczowa. Dzięki połączeniu tych wszystkich kompetencji i odpowiedniej struktury, proces zarządzania zmianą jest nie tylko skuteczny, ale także przewidywalny i oparty na najlepszych praktykach

Dziękujemy za rozmowę i cenne informacje. Na koniec, czy masz jakieś rady dla organizacji, które dopiero zaczynają wdrażać zarządzanie zmianą w IT?

AR: Moja rada to zawsze pamiętać o ludziach. Technologia jest ważna, ale to ludzie ją wykorzystują. Skupienie się na ich potrzebach i przygotowanie ich na zmiany jest kluczem do sukcesu. Warto również inwestować w rozwój kompetencji zarządzania zmianą w organizacji, aby móc skutecznie wdrażać nowe rozwiązania.

Anna Raimann

Business Change Management & UX manager w Dairy Agile Release Train w Arla Foods. Odpowiada za prowadzenie zmian w projektach IT, wspierając adopcję rozwiązań. Kieruje zespołem specjalistów ds. zmiany i user experience. Dodatkowo kieruje 30-osobowym zespołem change managerów w całym Arla IT oraz jest częścią Change Center of Excellence, dążąc do standaryzacji procesów zarządzania zmianą w Arla.

Sprawdź: oferty pracy w Arla!

Przeczytaj także: 

Zarządzanie zmianą w organizacji — przykłady, strategie i metody

Artykuł sponsorowany