Pięć sposobów na lepsze planowanie pracy

Moja relacja z planowaniem zmieniała się na przestrzeni ostatnich lat. Czasami była pełna nadgorliwości, chęci przewidzenia każdego najdrobniejszego szczegółu i bogata w rozczarowania, kiedy jednak plan rozmijał się z rzeczywistością. Innym razem tego planowania nie było i spontaniczność moich działań potrafiła mnie zaskoczyć, przynosząc różne rezultaty.

Obecnie jestem w miejscu, gdzie planowanie, zarówno w pracy jak i w prywatnych kwestiach, pomaga mi w: ogarnięciu złożoności tematu, podzieleniu celu na etapy, złapaniu „big picture” i w dobrym rozłożeniu energii w czasie. Dlatego uważam, że planowanie jest ważne, o ile nie jest tylko sztuką dla sztuki i przerostem formy nad treścią.

Odkąd kilka lat temu weszłam do świata zwinnego zarządzania, to wyrył mi się w głowie dość mocno jeden z punktów Manifestu Agile, który brzmi: reagowanie na zmiany, ponad podążanie za planem. Dlatego właśnie ważne jest, by proces planowania wspierał nasze działania, zamiast być rytuałem, którego wynik po kilku pierwszych dniach wyrzucamy do kosza i poddajemy się freestyle’owi. Plan i rytm działania to takie ramy, dzięki którym wiem, w jakim kierunku najpierw muszę ruszyć.

W planowaniu pracy zespołowej często pojawia się wymówka, że przecież nie da się nic zaplanować, bo wszyscy dookoła i tak pracują w chaosie. W takim wypadku moja propozycja brzmi: popracujcie wspólnie nad tym, by ten chaos okiełznać. A do tego potrzebować będziecie zasad, rytmu pracy i procesu inspekcji oraz adaptacji przyjętych ram. Z drugiej strony, przy pracy w pojedynkę i z niskimi zależnościami zewnętrznymi, pojawia się pokusa, by z takich ram w ogóle zrezygnować, bo przecież „nie chcemy być korporacją”.

Moje zdanie jest takie, a pracuję często w pojedynkę lub z drugą osobą, że wprowadzenie pewnych mechanizmów wspierających pracę może wyjść na dobre i nie będzie to od razu oznaczało sprzedania duszy diabłu. Dlatego poniżej dzielę się z Tobą moimi pięcioma sposobami na planowanie pracy. Jak wspomniałam na początku, dzięki takiemu podejściu zyskuję nie tylko sprawne poruszanie się do przodu z zadaniami, ale i zadowolenie z siebie, bo robię to, co ważne, robię to sprawnie i dostosowuje rytm pracy do swoim możliwości danego dnia.

Wizualizacja

Tydzień rozpoczynam od rozpisania zadań, które wiem, że muszą wydarzyć się konkretnego dnia (np. spotkanie, deadline). Zazwyczaj już wcześniej mam też przygotowaną listę zadań, która naturalnie powstawała w poprzednim tygodniu. Tak zwane duże zadania dzielę na mniejsze etapy, do wykonania w ciągu jednego dnia. W przeszłości do wizualizacji zadań wykorzystywałam bardziej złożone narzędzia (Jira, Asana czy Trello), ale w tym momencie wystarcza mi notatka w aplikacji Notatnik z podziałem na dni tygodnia.

Gdy pracowałam z zespołami poza wspólną tablicą z zadaniami, zawsze miałam też swoją, by lepiej organizować swój dzień w pracy. Wychodzę z założenia, że wszystko, o czym musimy pamiętać, jest tym o czym możemy zapomnieć. Dlatego właśnie zapisuję sobie każde zadanie, żeby zrzucać myśli z głowy i zminimalizować ryzyko, że zapomnę o czymś lub przypomnę sobie o tym… przed snem.

Weekly i daily

W każdy poniedziałek robię Weekly, czyli właśnie takie całościowe spojrzenie na to, co czeka mnie w nadchodzących dniach. Ustalam priorytety i każdy dzień tygodnia uzupełniam wstępnie zadaniami z listy, o której wspomniałam punkt wcześniej. Zwracam przy tym uwagę, by nie wypychać dni po brzegi i by dobrze rozkładać swoje siły.

Nauczyłam się już, że w dni, kiedy mam kilka spotkań, trudno będzie mi później przejść do pracy kreatywnej. Dlatego dzielę swoje dni na takie bloki tematyczne, żeby ograniczyć wątki, w których się poruszam. Weekly daje mi taki „big picture”, a każdy dzień w pracy rozpoczynam od swojego Daily, żeby rozłożyć pracę w czasie, wprowadzić nowe wątki, które się pojawiły i dostosować plan do nowych okoliczności. Poznałam już swoje możliwości i już na starcie dnia wiem, czy plan, który przyjęłam ma szansę na realizację, czy jednak powinnam wprowadzić modyfikacje.

Ograniczenie rozpraszaczy

Bardzo dobrze sprawdza się u mnie praca w blokach czasowych. Zazwyczaj potrafię w pełnym skupieniu przepracować około 40-50 minut, czasem dłużej, gdy zadanie wyjątkowo mnie fascynuję i wpadnę w stan flow. Po takim czasie daję sobie kilkanaście minut na rozprężenie – idę po szklankę wody, zaglądam do telefonu, zamykam oczy.

Po krótkiej przerwie wracam i rozpoczynam kolejny blok – zazwyczaj w ciągu dnia mam 5-6 takich serii i czasem dotyczą one jednego wątku, a czasem robię blok na „drobnicę” i zamykam kilka mniejszych rzeczy. Podczas pracy w blokach mam wyłączonego maila, powiadomienia i komunikatory, żeby ograniczyć szansę na odciągnięcie mojej uwagi od zadania. Dzięki temu czuję, że praca idzie naprzód, a zarazem nie wypełnia całego mojego dnia.

Świadomość siebie

Obserwuję siebie dość uważnie i wiem, że wolę najpierw odbić drobne tematy, które nie są angażujące (ale wiem, że popchną pracę do przodu), a potem, z luźną głową, usiąść do czegoś większego. Z drugiej strony, gdy mam ustalony konkretny termin, to siadam do tego, co jest priorytetem, żeby nie pracować pod presją czasu. Nie przepadam za pracą kreatywną z samego ranka, natomiast jestem wtedy dobrym zadaniowcem. Jeśli mam spotkanie, to wolę odbyć je wcześniej, by nie musieć na coś czekać przez pół dnia.

Jeżeli czuję się słabo, to staram się zrobić tylko to, co muszę i resztę rzeczy przeplanować. Za to, jeżeli mam moc, to ją wykorzystuję i czasem decyduję się popracować więcej niż zakładałam. Ten cały akapit jest o tym, że warto poznać siebie, żeby lepiej wykorzystać swoje dobre i słabsze momenty. Jeśli zdecydowanie lepiej czujesz się śpiąc chwilę dłużej i leniwie wchodząc w dzień, niż wstając o 6:00 z listą zadań do wykonania, to olej te wszystkie głosy dookoła mówiące o produktywnych porankach i działaj w zgodzie ze sobą.

Inspekcja i adaptacja

Pisząc w poprzednim akapicie o działaniu w zgodzie ze sobą, mam na myśli sytuację, w której w miarę udaje Ci się realizować swoje zadania, a zarazem czujesz wewnętrzny spokój i zadowolenie. Czujesz, że nie robisz, czegoś wbrew sobie, tylko dlatego, że tak powinno się robić. Od czasu do czasu testuję sobie inne sposoby na pracę i dzięki temu dowiedziałam się sporo o sobie i swoim sposobie działania. W ten sposób udało mi się uprosić kilka rzeczy, a inne wynieść na wyższy poziom. Dlatego weryfikuj nie tylko swoje plany, ale i sposób, w jaki pracujesz, żeby eliminować to, co już Ci nie służy i wprowadzać to, co potencjalnie może Cię wesprzeć – i w realizacji zadań, i w Twoim samopoczuciu.