Pracuj zdalnie, czyli gdziekolwiek… Ale czy na pewno?

W czasach przed pandemią mieliśmy stand-upy, a teraz mamy sit downy – żartują programiści, wspominając codzienne kilkuminutowe spotkania w biurze, w gronie zespołu scrumowego, podczas których rozmawia się na tematy związane z projektem. Dzisiaj ta formuła często ma charakter online, a członkowie teamu odbywają wideorozmowy, pracując w domowym zaciszu lub w innych miejscach. Ale czy jest to tak samo efektywne? Czy pracodawcy na pewno są przygotowani na wyzwania, jakie niesie za sobą e-mobilność i praca w rozproszonych zespołach?

Praca zdalna na naszych oczach przechodzi prawdziwą transformację. W ciągu zaledwie kilkunastu miesięcy z luksusowego benefitu stała się powszechną praktyką biznesową. Chociaż nie każdą pracę da się efektywnie wykonywać z domu, branża IT jest idealnym przykładem, że dzięki zdobyczom technologii obowiązki służbowe można realizować z dowolnego miejsca. Pozwala na to charakter pracy m.in. deweloperów, programistów, testerów oprogramowania czy architektów systemów informatycznych.

Praca zdalna w IT – kiedy to się zaczęło?

Praca zdalna to kierunek nadany jeszcze wiele lat przed wybuchem pandemii koronawirusa, jednak to globalna epidemia jest odpowiedzialna za błyskawiczną zmianę trendów. Dla niektórych organizacji było to tylko „przyspieszenie nieuniknionego”. Inne natomiast zostały postawione w trudnej sytuacji, ponieważ nie były na taki krok przygotowane. Z raportu „IT Workplace of tomorrow” wynika, że przed wybuchem pandemii:

• 67,5% specjalistów IT pracowało stacjonarnie,
• 29,5% ankietowanych pracowało w modelu hybrydowym,
• jedynie 3% specjalistów IT pracowało zdalnie, bez konieczności wizyt w biurze.
Po wybuchu pandemii aż 63% respondentów zaczęło pracować zdalnie, a obecnie aż 61% przedstawicieli sektora IT pracuje zdalnie z dowolnego miejsca przez 5 dni w tygodniu.

Jeszcze zanim koronawirus owładnął świat, praca zdalna w sektorze technologicznym była bardziej popularna niż w innych branżach, jednak w większości przypadków specjaliści mogli pracować z domu jedynie przez 1 lub 2 dni w tygodniu.

Korzyści dla pracowników i pracodawców

Oszczędność czasu traconego na dojazdy czy przygotowanie się do wyjścia w przypadku pracy biurowej – to główna korzyść pracy zdalnej wskazywana przez 76% specjalistów IT uczestniczących w badaniu Pracodawców Rzeczypospolitej Polskiej. Prawie 60% respondentów docenia także oszczędność pieniędzy (koszty dojazdów i wyżywienia), a dla ponad 43% ważna jest elastyczność czasu pracy typowa dla home office. Dzięki temu łatwiej pogodzić obowiązki osobiste i zawodowe. Wśród korzyści wymieniono także brak kontroli ze strony pracodawców, zwiększenie kompetencji cyfrowych, lepsze skupienie i sprawniejsze wykonywanie zadań, większą satysfakcję i motywację.

Praca zdalna wiąże się z korzyściami nie tylko dla pracowników, ale również dla pracodawców. Prawie 72 % przedsiębiorców jako zaletę wskazuje niższe koszty utrzymania biura. Pracodawcy cenią także mniejszą liczbę zwolnień lekarskich i opiekuńczych, mniejszą liczbę urlopów, elastyczność pracowników, większy komfort pracowników i większą dyspozycyjność.

Będąc fizycznie razem w biurze, łatwej wytworzyć atmosferę współpracy. Jest to szybsze i bardziej naturalne. W przypadku pracy zdalnej o takie kwestie trzeba mocniej dbać, monitorować je i promować. Kluczowe będą wspólne cele i wartości. To zagwarantuje nam spójność – niezależnie od pracy zdalnej, hybrydowej czy stacjonarnej. Warto pamiętać także, jak istotne jest bycie koherentnym we wszelkich działaniach zarządczych i liderskich. Obszar, który niekiedy kuleje, to jasne ścieżki komunikacji, czyli dobór kanałów do konkretnych działań. Wykorzystywane narzędzia – czy to Slack, e-mail czy intranet, jak np. Confluence – powinny spełniać określone funkcje, a każdy członek organizacji wiedzieć, czego może oczekiwać i co gdzie znaleźć. Z własnych doświadczeń po ponad 2 latach pracy w środowisku Remote First, jaki mamy w SolveQ, nauczyłem się, że lepiej, by komunikacja odbywała się na bieżąco i uwzględniała wszystkie istotne kwestie, niż żeby było jej za mało. Interakcja fizyczna zachodząca podczas pracy blisko siebie leży w naszej ludzkiej i biologicznej naturze istoty stadnej. Podczas pracy zdalnej interakcje będą płytsze. Co wcale nie zwalnia, szczególnie liderów, z robienia wszystkiego, żeby relacje budować i zacieśniać - podkreśla dr Robert Nowak, Head of People w SolveQ

Nie zawsze idealnie, czyli niedogodności pracy zdalnej

Home office to dla pracowników bardzo duże udogodnienie. Z takim systemem pracy wiążą się jednak również pewne niedogodności. Badani jako problem najczęściej wskazywali brak kontaktu na żywo z zespołem, samotność, a także trudności w komunikacji. Wielu specjalistów IT skarżyło się również na:

• brak odpowiedniego sprzętu,
• nieergonomiczne stanowiska pracy,
• liczne czynniki rozpraszające.

Respondenci uczciwie wskazują, że często mają problemy z organizacją samodzielnej pracy i dyscypliną. Nie potrafią oddzielić pracy od życia prywatnego, co skutkuje wydłużonymi godzinami pracy czy problemami z relaksem.

Również pracodawcy odczuwają negatywne skutki pracy zdalnej. Do najczęściej wymienianych należą:

• mniejsza kontrola nad pracownikami,
• trudności komunikacyjne,
• utrzymywanie pustych biur,
• koszty związane z wyposażeniem pracowników,
• przekładanie życia prywatnego pracowników nad zawodowe.

A co ze spotkaniami na żywo?

Praca zdalna otwiera przed pracodawcami wiele nowych możliwości zatrudnienia, m.in. nawiązanie współpracy ze specjalistami mieszkającymi za granicą, co w dobie deficytu talentów wydaje się bardzo korzystnym rozwiązaniem. Dzięki home office miejsce zamieszkania czy odległość przestają być problemem.

Należy jednak pamiętać, że praca zdalna stwarza środowisko pracy pełne pułapek — chociażby w kwestii interakcji międzyludzkich. Podczas spotkań na żywo łatwiej i szybciej o wymianę informacji czy burze mózgów, łatwiej też rozpoznać intencje rozmówcy, gdyż oceniane są nie tylko wypowiadane słowa, ale również postawa, mowa ciała czy ton głosu.

Chociaż branża IT dobrze sobie radzi z pracą zdalną, pracodawcy cenią też możliwość wezwania w razie potrzeby specjalisty do biura. Taka elastyczność i spontaniczne spotkania nie są możliwe w przypadku zatrudnienia pracownika z innego kraju. Kolejnym problemem może okazać się różnica czasu. W takiej sytuacji któraś ze stron musi się dostosować, co bywa problematyczne. Dlatego też dla jednej grupy przedsiębiorców najważniejsze podczas rekrutacji będą kwalifikacje i doświadczenie pracownika, a jeszcze inni pracodawcy zdecydują się na współpracę ze specjalistą z gorszym CV, doceniając jego mobilność i możliwość pojawienia się w biurze w razie konieczności.

Jak uzyskać win-win?

Dziś specjaliści IT pytani o to, co wpływa na atrakcyjność miejsca pracy, często wskazują możliwość pracy zdalnej. Niektórzy podkreślają, że zależy im na takich proporcjach, by home office był wręcz dominującą formą lub nawet stuprocentową. To wszystko rodzi niemałe wyzwania przed pracodawcami, którzy z jednej strony chcą przyciągnąć jak najwięcej kandydatów i odpowiedzieć na oczekiwania i preferencje swoich pracowników, a z drugiej mają świadomość, jak ważne jest budowanie poczucia przynależności do kultury organizacji — nie da się jednak tego uzyskać, jeśli pracownik jest jedynie wykonawcą zadań.

Dlatego ważne jest mądre zbilansowanie zysków i strat, określenie zarówno korzyści, jak i zagrożeń, odnosząc się do indywidualnej sytuacji danej organizacji i uwzględniając takie kwestie jak złożoność projektów, model współpracy i rozliczania etc. Dla wielu pracodawców optymalnym rozwiązaniem jest tryb hybrydowy, który zapewnia pracownikom wszystkie korzyści związane z pracą zdalną, a jednocześnie umożliwia integrację na żywo i bliższe poznanie członków zespołu, budowanie relacji, twórczą atmosferę i łatwiejszy przepływ informacji.

Proces onboardingu, sposoby komunikacji, inicjatywy integrujące zespół - to wszystko ma szczególne znaczenie, jeśli praca odbywa się głównie w przestrzeni online. Dlatego też potrzebne jest strategiczne spojrzenie na wszystkie te obszary, dostarczenie pracownikom odpowiednich narzędzi i rozwijanie kompetencji liderów zarządzających rozproszonymi zespołami IT.

Co pomoże unormować pracę zdalną?

Analizując dynamiczne zmiany gospodarcze i technologiczne, a także postęp cyfrowy można założyć, że praca zdalna jest kierunkiem, który będzie się wciąż rozwijał. Księga Rekomendacji oraz Ekspertyzy Praca Zdalna 2.0 zaleca wdrożenie działań zabezpieczających interesy każdej strony.

• Wprowadzenie regulacji prawnych dotyczących pracy zdalnej

Z ekspertyzy wynika, że praca zdalna powinna być regulowana prawnie, wyważając interesy obu stron stosunku pracy. Konieczne jest wprowadzenie minimalnych standardów prawnych, zachowując jednocześnie miejsce dla wewnątrzzakładowych regulacji.

• Dostosowanie kodeksu pracy do problematyki pracy zdalnej

Konieczna jest modyfikacja obowiązujących przepisów wynikających z Kodeksu pracy, zwłaszcza tych dotyczących zawierania umów o pracę. Jako niezbędny krok podaje się zniesienie wymogu określenia miejsca wykonywania pracy, a także zniesienie formy pisemnej umowy o pracę.

• Zapobieganie wypaleniu zawodowemu

W trybie pracy zdalnej symptomy wypalenia zawodowego (i innych problemów natury psychologicznej) są trudniejsze do wychwycenia. Dlatego rekomenduje się wdrożenie programów wsparcia pracowników, które pomogą ograniczyć negatywne skutki społeczne i psychologiczne związane z wykonywaniem pracy zdalnej.

• Rozwinięcie umiejętności zarządzania pracownikami na odległość

Przedsiębiorstwa powinny zaplanować czas na budowanie relacji społecznych w środowisku online. Konieczne jest zapoznanie specjalistów z celami firmy, zmiana sposobu komunikacji, stworzenie prostego i przejrzystego modelu zarządzania wynikami. Pracodawcy powinni zapewnić kadrze zarządzającej szkolenia z efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi.

Tylko rzetelne podejście do tematu pracy zdalnej, z troską o pracownika, pozwoli zorganizować takie procesy w firmie, które zagwarantują efektywność pracy i wydajność pracowników zdalnych na takim samym poziome, jak gdyby pracowali w biurze.