Chcesz działać wydajniej? Zapomnij o multitaskingu!

Czym jest multitasking

W 1965 roku firma IBM wprowadziła pojęcie "wielozadaniowości" (multitasking), które odnosiło się do możliwości jednoczesnego wykonywania więcej niż jednego programu przez komputer. Dziś, koncepcja wielozadaniowości znalazła zastosowanie nawet w smartfonach, umożliwiając nam na przykład jednoczesne przeglądanie social mediów, słuchanie muzyki i odbieranie wiadomości. Jednak gdy wykorzystywany przez nas sprzęt dysponuje ograniczonymi zasobami, funkcja wielozadaniowości staje się jedynie pozorna.

Możemy porównać procesor komputera do naszego mózgu. Współczesne komputery wyposażone są w co najmniej dwa procesory, co umożliwia im prowadzenie wielu zadań jednocześnie. Jednak, gdy liczba tych zadań staje się zbyt duża, komputer zaczyna wykorzystywać metodę podziału czasu, co prowadzi do rozproszenia uwagi i zasobów na różne programy.

W takiej sytuacji, gdy tych wątków jest za dużo, komputer albo się zawiesi, albo będzie działać bardzo wolno. Podobne zjawisko obserwujemy w przypadku naszego mózgu, dlatego, aby wielozadaniowość działała efektywnie u ludzi, potrzebowalibyśmy najprawdopodobniej wielu dodatkowych mózgów.

Pewnie zastanawiasz się, czy ten tekst ma cokolwiek wspólnego z Tobą, bo może nie raz udało Ci się rozmawiać przez telefon, robić sobie kanapkę i jednocześnie przeglądać maile tylko jednym okiem. Jednak, czy aby na pewno wynik wykonywanych zadań, był zadowalający? Albo przypomnij sobie, jak Ty się czujesz, gdy na raz musisz ogarnąć kilka wątków. Założe się, że z czasem pojawia się przytłoczenie, zmęczenie, a może nawet i frustracja. I już tłumaczę skąd to się bierze – zacznijmy od przeprowadzenia prostego ćwiczenia.

Ćwiczenie

Weź kartkę, narysuj na niej tabelkę, jak poniżej, złożoną z trzech kolumn. W pierwszej kolumnie za chwilę będziesz zapisywać alfabet, czyli litery A-Z, w drugiej kolumnie liczby od 1-10, a trzeciej kolumnie miesiące w kolejności występowania po sobie (styczeń, luty, marzec, itp.).

Zadanie nr 1

Ustaw timer na 15 sekund. Twoim zadaniem będzie wypisać jak najwięcej informacji w tabelce (liter, liczb, nazw miesięcy) w ciągu tych 15 sekund. Musisz jedynie zastosować konkretny sposób zapisu, czyli najpierw zapełnij całą kolumnę nr 1 (alfabet: a-z), potem kolumnę nr 2 (cyfry: 1-10), a potem kolumnę nr 3 (miesiące: słownie styczeń-grudzień). Do dzieła!

Zadanie nr 2

Narysuj drugą taką samą tabelkę i ustaw timer ponownie na 15 sekund. Tym razem Twoim zadaniem będzie wypisać jak najwięcej informacji w tabelce (liter, liczb, nazw miesięcy) w ciągu tych 15 sekund. Teraz zastosuj inny sposób zapisu, polegający na wypełnieniu poszczególnych rzędów, czyli: litera, cyfra, miesiąc (A, 1, styczeń) i dopiero przejście do kolejnego rzędu (B, 2, luty).

Na koniec policz, ile udało Ci się wypisać pojedynczych elementów w zadaniu nr 1, a ile w zadaniu nr 2 (pojedynczy element to każda litera, cyfra, nazwa miesiąca). A potem poświęć dosłownie chwilę na to, żeby podsumować ćwiczenie: który sposób zapisu był dla Ciebie prostszy? Który zapis przyniósł lepsze wyniki? Jakie masz wnioski z tego ćwiczenia? Co Ci pomagało? Co Ci utrudniało wykonanie zadania?

Podsumowanie ćwiczenia

Przeprowadzałam to ćwiczenie dziesiątki razy z różnymi osobami i zespołami, i pod warunkiem, że wykonało się ćwiczenie zgodnie z instrukcją, wnioski były następujące:

• więcej elementów zapisano w przypadku pierwszej iteracji, czyli gdy skupiamy się na konkretnej kategorii i gdy nie trzeba wykonywać zmiany kontekstu, jak w zadaniu nr 2;
• łatwiejszy był zapis nr 1, niż zapis nr 2 – mniej wysiłku trzeba było wkładać w pierwsze ćwiczenie;
• gdyby każda z kolumn odzwierciedlała konkretny projekt do realizacji, to po zadaniu nr 1 przynajmniej jeden projekt byłby skończony (w ciągu 15 sekund większość osób jest w stanie zapisać cały alfabet); w przypadku drugiego zadania byłyby rozgrzebane 3 projekty (alfabet, liczby i miesiące) i prawdopodobnie żaden nie jest skończony;

Jakie zatem wnioski można wyciągnąć z tego prostego ćwiczenia? Przede wszystkim takie, że próba poświęcenia jednakowej uwagi na więcej niż jedną rzecz, w tym samym czasie, powoduje rozproszenie, brak skupienia i mniejszą efektywność. Po drugie, takie przełączanie pomiędzy kontekstami wymaga większej pracy umysłu, a tym samym jest długoterminowo bardziej męczące i wymagające.

Po trzecie, gdy zabieramy się za multitasking, to finalnie mamy kilka rozgrzebanych tematów, a żaden z nich nie jest skończony. W moim przypadku prowadzi to do frustracji i zniechęcenia, gdy wkładam dużo wysiłku w pracę nad czymś, a nie widzę finalnych efektów.

Podsumowanie

Multitasking wykorzystywany długoterminowo i nagminnie nie jest naszym sprzymierzeńcem. Oczywiście, istnieje wiele sytuacji w codziennym życiu, gdy wykonujemy równolegle dwie lub więcej czynności. Gdy dzieje się to w krótkim terminie i są to czynności automatyczne, nie za bardzo zauważamy koszt, który ponosimy. Jednak, gdy mamy do wykonania kilka skomplikowanych zadań, wielozadaniowość nie wspiera nas w tym procesie.

Co można zatem zrobić inaczej?

• gdy masz kilka różnych zadań do wykonania postaraj się je pogrupować w bloki tematyczne;
• rozpocznij wykonywanie jednego zadania, zakończ je i dopiero wtedy przejdź do kolejnego;
• korzystaj z metody Pomodoro – polega ona na podziale pracy na interwały czasowe, zwykle trwające 25 minut. Każdy slot jest poświęcony na wykonywanie jednego zadania bez żadnych przerw czy rozproszeń. Po zakończeniu następuje krótka przerwa, trwająca około 5 minut, która służy do odświeżenia umysłu. Po wykonaniu kilku pomidorów zwykle przewiduje się dłuższą przerwę, trwającą około 15-30 minut.
• postaraj się utrzymać skupienie w ramach pracy nad jednym zadaniem – nie odrywaj się co chwilę do innej czynności, bo powrót do skupienia będzie za każdym razem kosztować Cię dodatkową energię;
• zaczynaj dzień z listą zadań, żeby wiedzieć, co masz do wykonania i po kolei odhaczaj pozycje z listy;
• ustaw czas na pracę w skupieniu i poinformuj o tym inne osoby – częstą praktyką w zespołach są tzw. ciche godziny, kiedy we wspólnej przestrzeni nie prowadzi się rozmów i nie ma spotkań, tak aby każdy mógł pracować w skupieniu;